Экономический анализ основывается на комплексном использовании данных целого ряда источников экономической информации. Источники анализа подразделяются на:
внеучетные;
планово-нормативные;
К учетным источникам относят:
бухгалтерский учет и отчетность;
статистический учет и отчетность;
оперативный учет;
выборочные учетные данные.
В бухгалтерском учете и отчетности находят наиболее полное отражение и обобщение хозяйственные средства и хозяйственные операции с целью контроля за выполнением установленных производственных программ. Методами сплошного и непрерывного наблюдения, строгого документирования, систематизации на счетах группировки в балансе и других отчетных таблицах достигается объективная количественная характеристика многообразных хозяйственных операций, обобщенная характеристика всей совокупности средств по составу и размещению, по источникам образования и целевому назначению. Своевременный и полный анализ бухгалтерской отчетности позволяет принять меры по улучшению выполнения месячных, квартальных и годовых планов.
Статистический учет и отчетность отражают совокупность массовых явлений и процессов и характеризуют их с количественной стороны. Статистический учет и отчетность выявляют определенные экономические закономерности и служат важным источником анализа.
Оперативный учет и отчетность принимаются на отдельных участках хозяйственной деятельности предприятий. Они обеспечивают более быстрое по сравнению со статистикой и бухгалтерией получение соответствующей информации. Для оперативного анализа такая информация очень важна.
Выборочные учетные данные помогают углубить и детализировать показатели отчетности. С этой целью применяют эпизодические выборки, наблюдение, углубленные проверки. Данными служат текущий бухгалтерский учет и первичная документация.
К внеучетным источникам относят:
1) официальные документы: законы, указы, постановления, приказы, хозяйственно-правовые документы, договоры, соглашения, решения суда;
2) документы внутриведомственной и вневедомственной ревизии, внешнего и внутреннего аудита;
3) материалы лабораторного и врачебно-санитарного контроля;
4) материалы проверок налоговой службой;
5) материалы постоянно действующих производственных совещаний;
6) материалы собраний трудовых коллективов;
7) материалы печати;
8) пояснительные и докладные записки, переписка с вышестоящими организациями, финансовыми и кредитными организациями;
9) материалы, полученные в результате личных контактов с исполнителями;
прочие внеучетные.
Плановые источники – всякого рода плановые, предварительные расчеты. Они содержатся в производственно-финансовом плане промышленного предприятия. Нормативный материал – в производственных паспортах, ценниках, прейскурантах, справочниках и др. Без этой информации проведение достоверного, глубокого анализа практически невозможно.
3 Классификация, систематизация и накопление экономической информации
В зависимости от поставленных целей и задач воздействия на управленческий объект экономическая информация может классифицироваться по определенным признакам.
К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Основными из них являются:
1) соответствие потребностям анализа – информация должна обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и в той детализации, которая в этот момент необходима аналитику для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определений резервов повышения эффективности предприятия;
2) объективность отражения процессов производства, обращения, распределения и потребления, использования природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов. Первичные документы объективно отражают суть той или иной хозяйственной ситуации. Но, к сожалению, имеют место подлоги, искажения, ошибки. Переложение первичной регистрации операций на машины не только существенно сокращает трудоемкость работ, но и повышает объективность данных;
3) единство информации, поступающей из различных источников, устранение дублирования в первичной информации. Единство информации учетных и плановых позиций вытекает из требований единства экономики. Однако этот основополагающий принцип не всегда соблюдается. Первичная документация недостаточно унифицирована. В настоящее время устанавливаются единые формы документов в соответствии с МСБУ;
4) оперативность информации. Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику своевременно. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на ЭВМ.
5) рациональность. Информация должна иметь оптимальный объем. Недостаток информации может исказить результаты анализа и привести к неправильному управленческому решению. С другой стороны, избыток информации затрудняет анализ, увеличивает время на его проведение, снижает эффективность. Информация должна требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование ее данных. Вместе с них, она должна максимально полно обеспечивать запросы анализа и управления. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствования информационных потоков путем устранения лишних данных и введения необходимых.
Таким образом, информационная система анализа должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности экономического анализа.
Формирование и использование экономической информации основано на таком подходе, при котором изучаемые объекты рассматриваются как системы.
Системный подход при проведении исследования нацеливает аналитиков на раскрытие целостности объекта, его многообразных связей и сведение их в единую целостную структуру. При системном подходе определяются основные цели системы. По целям конструируется система. Под системой,в данном случае, понимается набор элементов и информационные связи, возникающие между ними и обеспечивающие оптимальное управление экономикой предприятия.
Структура экономической информации обусловлена ее содержанием и назначением в управлении. В зависимости от поставленных целей и задач воздействия на управляемый объект, экономическая информация классифицируется по следующим признакам:
по изменяемости на:
постоянную;
переменную.
по насыщенности:
недостаточная;
достаточная;
избыточная.
по отношению к предмету исследования:
основная;
вспомогательная.
по полезности:
полезная;
бесполезная.
по способу изображения:
текстовая;
графическая;
цифровая;
алфавитно-цифровая.
по функциональному назначению:
плановая;
нормативная;
отчетная.
по отношению к процессу обработки данных:
обрабатываемая;
необрабатываемая.
по степени обработки:
первичная;
промежуточная;
результативная.
по отношению к управляемому объекту:
внутренняя (входящая);
внешняя (исходящая).
по объему необходимых сведений:
комплексная;
тематическая.
по форме представления:
письменная (документирование);
по носителям данных:
машинная;
Экономическая отчетность на предприятии имеет цель обеспечить руководство организации необходимой информацией. Информация необходима для и контроля за и принятия решений по результатам этой деятельности. Все источники экономической информации можно условно разделить на два типа: учетные и внеучетные.
Учетные источники информации.
К учетным источникам информации относят:
- Данные бухгалтерского учета. Эти данные наиболее полно и объективно отражают хозяйственную деятельность предприятия. Это достигается за счет того, что данные образуются методом сплошного, непрерывного наблюдения, строгого документирования всех хозяйственных операций на предприятии.
- Данные статистического учета. Статистические данные во многом опираются на информацию из бухгалтерского учета, но благодаря специфическим методам наблюдения позволяют, отражать явления и процессы не только с количественной, но и с качественной стороны.
- Данные оперативного учета. Такие данные появляются на отдельных участках хозяйственной деятельности предприятия. В отличие от других учетных источников информации (бухгалтерского и статистического учета) обеспечивают быстрое получение необходимой информации. Для текущего управления процессами на предприятии, подобная информация неоценима.
- Выборочные учетные данные. Это данные, которые позволяют детализировать данные бухгалтерского и статистического учета. Основой этих данных являются первичные документы.
К внеучетным источникам информации относится:
- Техническая и технологическая информация . Источником этой информации служат , чертежи, спецификации, .
- Нормативная информация . Сюда относится большое количество информации, используемой экономистами : , .
- Материалы совещаний, планерок, заседаний, собраний . На таких совещания вырабатываются решения, ставятся задачи, анализируются планируемые действия.
- Служебные, пояснительные, докладные записки. Сообщают факты о деятельности предприятия.
- Переписка с различными организациями : финансовыми, налоговыми, надзорными органами.
- Материалы, получаемые в результате личных контактов с исполнителями .
- Материалы внешнего и внутренних проверок и аудитов .
Система экономической информации - важная составная часть хозяйственного руководства - основа анализа. Имеется двоякая связь предмета экономического анализа с информацией.
С одной стороны, анализ выступает как потребитель информации, с другой - как ее источник. В переработанном и обобщенном виде информация используется руководителями и специалистами для принятия управленческих решений. Кроме того, предмет анализа выполняет также контрольные и распорядительные функции по отношению к самой информации, вызывая изменение ее объема, содержания, качества, адреса и цели использования.
Для анализа используют научно-техническую, административно-правовую и экономическую информацию.
Все источники данных для анализа делятся на плановые, учетные и внеучетные.
К плановым относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.
К учетным источникам относятся:
бухгалтерский учет и отчетность;
статистический учет и отчетность;
оперативный учет и отчетность;
выборочные учетные данные.
В бухгалтерском учете и отчетности находят наиболее полное отражение и обобщение хозяйственные средства и хозяйственные операции с целью контроля за выполнением установленных бизнес-планов. Методами сплошного и непрерывного наблюдения, методами строгого документирования, систематизации на счетах, группировки в балансе и других отчетных таблицах достигается объективная количественная характеристика многообразных хозяйственных операций, обобщенная характеристика всей совокупности средств хозяйства по составу и размещению, по источникам образования и целевому назначению. Своевременный и полный анализ бухгалтерской отчетности позволяет принять необходимые меры по улучшению деятельности предприятия.
Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.
Оперативный учет и отчетность, применяемые на отдельных участках хозяйственной деятельности предприятий, обеспечивают более быстрое по сравнению со статистикой и бухгалтерией получение соответствующей информации. Для текущего анализа такая информация неоценима. Так, невозможно обойтись при текущем анализе товарооборота без оперативных данных о ежедневной выручке за проданные товары.
Ведущая роль в информационном обеспечении принадлежит бухгалтерской, оперативно-технической и статистической отчетности. Данные годовых, квартальных и месячных отчетов и балансов, показатели статистической и оперативно-технической отчетности характеризуют результаты работы предприятия в целом за год, по отдельным периодам и видам работ.
Для анализа работы цехов, участков, бригад и других коллективов используют производственные отчеты, бухгалтерские регистры и первичные документы.
Потребность в конкретных источниках информации зависит от анализируемых объектов, предмета изучения, цели и задач, периода проведения анализа. Чем полнее и разнообразнее информация, тем глубже и действеннее выводы и предложения по повышению эффективности производства.
В настоящее время практическая полезность анализа в значительной степени ограничивается недостатками его информационной базы. Проведению подробных аналитических исследований в большинстве случаев препятствует отсутствие необходимых учетных данных.
До настоящего времени в развитии двух смежных наук - бухгалтерского учета и экономического анализа ведущая роль принадлежала бухгалтерскому учету. Экономистам-аналитикам приходилось буквально «подстраиваться» под те сведения, которые заключали в себе различные виды учетной документации. Содержание анализа во многом определялось организацией учета, применяемыми в нем формами, счетами, выходными данными. Однако в действительности главная задача двух смежных наук заключается в определении путей повышения эффективности производства на основании подготовки и изучения данных о деятельности предприятия, и приоритет в ее решении принадлежит экономическому анализу. Бухгалтерский учет должен поставлять информацию, необходимую для аналитической работы, «подстраиваться» при этом под нужды анализа. Это позволит не только успешнее вести аналитическую работу, но и избежать перенасыщенности учетных документов теми сведениями, которые имеют для анализа второстепенное значение или вообще не имеют никакого значения .
Основное требование к информации , представленной в отчетности заключается в том, чтобы она была полезной для пользователей, т. е. чтобы эту информацию можно было использовать для принятия обоснованных деловых решений.
Достоверность информации определяется ее правдивостью, преобладания экономического содержания над юридической формой, возможностью проверки и документальной обоснованностью.
Информация считается правдивой , если она не содержит ошибок и пристрастных оценок, а также не фальсифицирует событий хозяйственной жизни.
В соответствии со статьей 13 III главы Федерального закона РФ «О бухгалтерском учёте» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ все организации обязаны составлять на основе данных синтетического и аналитического учёта бухгалтерскую отчётность. Бухгалтерская отчётность организаций, за исключением отчётности бюджетных организаций, состоит из:
Бухгалтерского баланса;
Отчёта о прибылях и убытках;
Приложений к ним, предусмотренных нормативными актами;
Аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчётности, если она в соответствии и Федеральным законом подлежит обязательному аудиту;
Пояснительной записки.
Проведенная в последние годы работа по упорядочению содержания учетной документации и сокращению документооборота не учитывала потребностей системного анализа и далеко не исчерпала резервов совершенствования состава учетных данных.
Один из недостатков существующей системы учета заключается в том, что она не позволяет проследить связь издержек производства с показателями количества используемых производственных ресурсов, в частности основных производственных фондов и оборотных средств.
Контрольные вопросы:
1. 1.В чем состоит сущность экономического анализа?
2. Какие виды экономического анализа существуют?
3. Что положено в основу классификации видов экономического анализа?
4. На какие группы подразделена классификация пользователей экономической информации?
5. Из каких 2-х разделов состоит анализ хозяйственной деятельности?
6. Какие особенности управленческого анализа вы знаете?
7. Что такое экономическая информация?
8. Перечислите признаки классификации экономической информации.
9. Какие существуют источники информации для экономического анализа?
10. Какие требования бухгалтерская отчетность предъявляет к информации?
11. Чем определяется достоверность информации?
12. Что включает в себя бухгалтерская отчетность?
1. Рентабельность затрат = прибыль от реализации / Полная себестоимость реализации продукции 2. Рентабельность производства = Выручка от продаж/Себестоимость всей продукции 3. Рентабельность продаж (по прибыли от продаж): прибыль от продаж / Выручка от реализации 4. Рентабельность продаж (по прибыли до налогообложения) = Прибыль до налогообложения /Выручка от реализации 5. Рентабельность продаж (по чистой прибыли) = чистая прибыль/Выручка от реализации 6. Рентабельность всего капитала = чистая прибыль(прибыль до налогообложения, Прибыль от реализации)/Средний итог валюты баланса 7. Рентабельность собственного капитала = чистая прибыль / Средняя величина собственного капитала 8. Рентабельность основной деятельности = прибыль от реализации / Затраты на производство и сбыт продукции 9. Рентабельность вложений в другие предприятия = Доход от участия в другой организации / Сумма краткосрочных и долгосрочных финансовых вложений. 10. Период окупаемости собственного капитала = Средняя величина собственного капитала/чистая прибыль. Форма № 1,2 11. Рентабельность чистых активов = Рентабельность продаж * Оборачиваемость чистых активов 12. Коэффициент реинвестирования = Реинвестированная прибыль/Прибыль от обычной деятельности. 13. Коэффициент роста собственного капитала = Собственный капитал на начало периода/Собственный капитал на конец периода. 14. Коэффициент экономического роста = Коэффициент реинвестирования* Коэффициент роста собственного капитала *Коэффициент рентабельности собственного капитала 13. Методика комплексного анализа хозяйственной деятельности Методика – совокупность способов, правил наиболее целесообразного выполнения какой-либо работы. Различают общую и частную методики. Любая методика содержит следующие моменты: 1. задачи и формулировки целей и анализа 2. объекты анализа 3. системы показателей, с помощью которых будет исследоваться каждый объект анализа 4. советы по последовательности и периодичности проведения аналитического исследования 5. описание способов исследования изучаемых объектов 6. источники данных, на основании которых проводится анализ 7. указания по организации анализа (какие службы, лица будут проводить отдельные части исследования) 8. технические средства, которые целесообразно использовать для аналитической обработки информации 9. характеристика документов, которыми лучше всего оформлять результаты анализа 10. потребители результатов анализа В качестве важнейшего элемента методики ведения хозяйственной деятельности выступают технико-экономические приемы и способы анализа. К ним относят: 1. первичную обработку информации (проверка, группировка, систематизация) 2. определение влияния факторов на результаты деятельности предприятия 3. подсчеты неиспользованной перспективы резервов, увеличение эффективности производства обобщение результатов анализа и комплексной оценки для принятия управленческих решений Раздел 8. ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОГО АНАЛИЗА
8.1. Виды и классификация источников информации для анализа.
8.2. Отчетность предприятия как основной источник информации.
8.2.1. Финансовая отчетность предприятия.
8.2.2. Статистическая отчетность предприятия.
8.2.3. Налоговая отчетность предприятия. Обучающий тренинг.
Виды и классификация источников информации для анализа
Среди важнейших источников информации для предприятия по направлениям поступления можно выделить следующие виды: внутренние - внутри самого предприятия (внутрихозяйственные) и внешние - те, что публикуются, а также, поступающих из других предприятий, информационной индустрии (рис. 8.1).
Внутрихозяйственные источники информации представляют специализированные информационно-аналитические группы работников с их деятельностью, периодической отчетности, всевозможными информационными связями. В большинстве современных крупных компаний, например торговых, большую часть информации, которую используют менеджеры, обеспечивают внутренние источники. Информационным обеспечением здесь полностью или частично занята специализированная группа работников. В ее состав могут входить следующие отделы: маркетинговых исследований, анализа продаж, планирования, экономического анализа, исследований операций и системного анализа. Кроме этого, в каждой компании введен регулярные отчеты линейных руководителей и служащих, одной из форм которых являются доклады продавцов по телефону, что позволяет получать текущую рыночную информацию.
Источники информации, публикуются, могут быть в форме отчетов правительственных агентств, торговых организаций, научных публикаций, журналов, справочников и т. Они составляют информационную базу по различным вопросам, касающихся управления, экономических условий, производства, реализации продукции, ценовой политики, нормативно-правовых актов и тому подобное.
Другие предприятия, например поставщики, рекламные агентства, заказчики (в том числе дилеры и оптовики), средства массовой информации и даже конкуренты, покупатели, тоже могут оказывать предприятию определенную полезную информацию. Это могут быть сообщения о проблемах с эксплуатацией, упаковкой, обслуживанием произведенных товаров, о действиях конкурентов.
Рис. 8.1. Основные виды источников информации для предприятия по направлениям поступления
Представителями информационной индустрии есть фирмы, занимающиеся исследованиями в области маркетинга, другие специализированные агентства, например служба газетных вырезок, служба проверки рекламы, служба кредита и др.
Для проведения экономического анализа источника информации можно разделить подробнее, а именно на учетные, плановые и позаобликови (рис. 8.2).
Учетные источники информации включают документы бухгалтерского, статистического учета и отчетности. Как известно, бухгалтерский учет включает аналитический, оперативный и статистический учет.
Исходя из этого, бухгалтерские документы классифицируются:
На первичные документы;
Регистры бухгалтерского учета;
Внутрихозяйственного (управленческого) отчетность;
Финансовую отчетность.
Первичные документы - это такие достоверные источники первичной информации определенной формы, которые устанавливают факт совершения хозяйственной операции, служат для аналитического учета; на их основе бухгалтерия ведет первичный учет.
Регистры бухгалтерского учета - это специальные таблицы, в которых сгруппированы учетные записи хозяйственных операций на счетах (журналы-ордера, мемориальные ордера, ведомости, разработанные таблицы, карты).
Для комплексного экономического анализа хозяйственной деятельности предприятия первичных документов и регистров бухгалтерского учета недостаточно, необходимо использовать также отчетность.
Внутрихозяйственная (управленческая) отчетность - это специальная отчетность, составляется на основании данных бухгалтерского учета и предназначена для удовлетворения потребностей в информации внутренних пользователей - органов управления предприятия.
В общем виде финансовую отчетность можно охарактеризовать как документы установленной формы, отражающие финансовые показатели деятельности предприятия за отчетный период и передаются контролирующим органам.
В свою очередь документация по способу сборки, обработки и хранения делится на ту, которая заполняется и обрабатывается вручную и машинную.
Важной составляющей документации статистического учета является отчетность. Статистическая отчетность - это отчетность, которую составляют
Рис. 8.2. Основные источники информации для экономического анализа
все субъекты хозяйствования и которая содержит информацию, необходимую органам государственной статистики для оценки, планирования и прогнозирования экономического развития государства. Подробнее о статистической отчетности говорится в подразделении 8.2.2. "Статистическая отчетность предприятия".
Налоговая отчетность - это отчетность, которую составляют все субъекты хозяйствования - плательщики налогов, и которая предназначена для предоставления информации органам государственной налоговой администрации о состоянии расчетов с государством по налогам.
Плановые источники информации - это документы по планированию, в частности планы, нормативы, технологические карты выполнения работ, сметы расходов, проектные, хозрасчетные задания и тому подобное.
Позаобликови источники составляют документы, регулирующие хозяйственную деятельность: регламентированные - законодательно-регулирующие документы (нормативно-правовые акты, стандарты) и распорядительные документы (распоряжения, приказы, указания, рекомендации, предложения), а также нерегламентированные - материалы средств массовой информации, научных конференций, пресс-конференций, совещаний, выступлений, материалы специальных обследований и тому подобное. Специальные обследования должны нерегулярный характер и проводятся с помощью выборочных, монографических наблюдений. Такими могут быть, например, социологический опрос работников по мотивации труда, изучения передового опыта предприятий по внедрению новых технологий и др.
Таким образом, экономическая информация содержится чаще всего в документации. Она, в свою очередь, делится на первичную учетную и расчетную, отчетность и публикации.