В данной статье мы разберем порядок оформления документов для отображения сведений о подрядных работах или услугах. Документы «Заказ - наряд» содержат все необходимые данные по каждому из этапов взаимодействия с клиентом при выполнении заказа.
Будем рады видеть вас в числе наших клиентов!
Введение
Традиционно процесс работы с клиентами происходит в несколько этапов. Каждый из них требует документального подтверждения, в котором будут находиться необходимые данные.
Разработчиками программы был разработан документ, объединяющий возможности разных форм. Документ используется для всестороннего отражения в системе этапов взаимодействия с клиентом при исполнении заказа.
Заказ - наряд является универсальным документом для отражения сведений о подрядных работы или услуги в "1С:Підприємство 8 УНФ".
Характеристика документа
Заказ - наряд обеспечивает выполнение функциональных возможностей, которые характерны для следующих документов:
Документ находится в разделе "Работы" (рис.1).
Рис.1. Документ "Заказ - наряд"
Новый документ мы можем создать по кнопке "Создать" или "Создать на основании" (рис.2).
Рис.2. Создание нового документа
Основные реквизиты при создании документа
Пример 1.
Компания предоставила услугу сторонней организации по установлению компьютерной техники, при этом осуществлялся выезд специалиста.
На компании клиента наш специалист провел 3:00. Общая сумма услуги составляла 1500 грн (1 час = 500 гривен).
Данную информацию необходимо отразить в программе. Создаем новый документ "Заказ - наряд" и заполняем основные реквизиты на вкладке "Роботы":
- Реквизит "Вид работ" - выбирается позиция из справочника "Номенклатура";
- Реквизит "Работа, услуга" - позиция из справочника "Номенклатура", которая указывает на выполненное действие с указанием затраченного на это времени;
- Реквизит "Спецификация" - запись одноименного справочника, который определяет список использованных материалов (в нашем примере данный реквизит не используется, так как мы предоставляем услуги)(рис.2).
Рис. 3 Заполнение основных реквизитов документа
На вкладке "Товары" выводится список проданных товаров, связанных с заказом.
На вкладке "Предоплата" указывают документы, которые показывают оплату в счет исполнения заказа, если это необходимо в соответствии с правилам деятельности компании.
На вкладке "Зарплата" в табличной части "Распределение зарплаты исполнителей" указываются сотрудники, занятые в выполнении заказа, а также указываются условия оплаты.
Печатные формы документа
Рис. 3 Печатные формы документа "Заказ - наряд"
Анализ движения документа в отчетах программы
После записи и проведения "Заказ - наряд" происходит движение, связанное с затратами материалов и товаров.
Для анализа можно сформировать отчет "Движение товаров", по которому можно проанализировать расходы материалов, которые включались в документе в соответствии со спецификацией, и расходы товаров, которые есть на вкладке "Товары".
Формирование Заказ-нарядов в 1С:Управление небольшой фирмой 8
Заказ-наряд
- это универсальный документ, который сочетает в себе Заказ клиента и реализацию по нему услуг, работ и сопутствующих товаров, а также документ планирования и выполнения работ и услуг, учета прямых производственных затрат.
Данным документом рекомендуется отражать операции планирования и учета сервисных работ и услуг, например ремонт обуви, одежды, автомойка, парикмахерские услуги, и прочие услуги, для которых характерен короткий производственный цикл.
Список все документов Заказ-наряд находится в разделе Работы . (Рис.1).
Создадим новы документ. На закладке Главное выбираем Покупателя, Договор, Склад, а также указываем время начала и окончание работ. (Рис.2).
Рис.2
Перейдя на закладку Роботы указываем работу или услугу , ее количество и цену, а также норму времени . (Рис.3). Для работ по фиксированной стоимости норма времени равна единице. Здесь есть возможность также указать ручные скидки и рассчитать автоматические.
Рис.3
На закладке Товары указываем номенклатуру, которая требуется нам для данного заказа, указываем ее количество и цену. Скидки здесь также доступны. (Рис.4).
Рис.4
После указываем подразделение и проводим документ.
В зависимости от Состояния документа , формируются или не формируются записи в регистрах. (Рис.5).
Рис.5
Заказ-наряд в состоянии Открыт , регистрирует намеренье покупателя заказать у нас работу. Когда покупатель решает что он будет заказывать у нас услугу мы переводим в состояние В работе . Состояние Выполнен устанавливается после выполнения работ.
Программа 1С: Предприятие 8 Управление небольшой фирмой позволяет вести автоматизированный учет управления подрядными работами производственного характера, которые предполагают получение какого-либо материального результата. Или, как вариант – услугами, которыми могут быть обучение, юридическая помощь, страхование и т.д. Эта возможность программы 1С УНФ позволяет контролировать не только их выполнение, но и оплату. Как это происходит – рассмотрим в нашей статье.
Учет выполнения подрядных работ в программе 1С
Основным документом, используемым для ведения учета подрядных работ или услуг в программе 1С Управление небольшой фирмой 1.6, будет «Заказ наряд». Он заменяет собой целый ряд документов, таких как счет на оплату, заказ на выполнение, акт выполненных работ, расходную накладную. Он также является основанием для регистрации вновь поступивших заказов и начисления оплаты труда тем сотрудникам, которые были заняты их выполнением. При его правильном заполнении выполняется автоматическое списание всех используемых для выполнения заказа ТМЦ и реализованной продукции. Он отражает реализацию товара в рамках выполнения работ. А еще в нем отражается движение давальческого сырья при выполнении работ или оказании услуг с использованием материалов заказчика.
Для просмотра перечня взятых в работу заказов программой 1С УНФ редакция 1.6 предусмотрен соответствующий раздел, находящийся во вкладке «Работы». Там же наглядно представлен расход материалов на их выполнение. Если в рамках выполнения работ предполагается и реализация заказчику продукции, то ее перечень представлен в разделе «Товары». Учет давальческого сырья ведется во вкладке «Материалы заказчика», а для отражения денежных средств, внесенных заказчиков в качестве предоплаты, предусмотрен одноименный раздел. Сотрудники, которые будут задействованы в выполнении заказов, находятся во вкладке «Задействованные ресурсы», а их заработная плата отражается в разделе «Зарплата».
Особенности формирования отчетов и движения документов
Разработанный для программы 1С Управление небольшой фирмой 1.6 Заказ-наряд не требует заполнения документа отгрузки, все израсходованные на выполнение заказа материалы автоматически спишутся после его закрытия, а выполненные работы получат статус оплаченных. На основании этого документа можно выписать для заказчика счет на оплату и зафиксировать факт поступления на расчетный счет или в кассу предприятия денежных средств.
Этот документ может иметь несколько статусов:
· Заявка;
· Принят к исполнению;
· Выполнен;
· Оплачен;
· Закрыт.
Задействовав платежный календарь, который имеет программа 1С УНФ 1.6.6., можно запланировать дату, до которой выполненный заказ наряд должен быть оплачен. А еще этот документ используется для составления различных отчетов, необходимых для ведения управленческого учета. Посмотреть состояние выполнение заказ-наряда мы можем с помощью отчета «Анализ заказа покупателя»
На основании заказ-наряда формируется «Задание на работу». Этот документ предназначен для ответственного сотрудника (мастера, бригадира или начальника цеха). Он может быть единым для нескольких заказ нарядов. Заказ наряд универсальный документ, который необходим в работе.
Если у вас возникли вопросы, вы можете воспользоваться любым удобным для вас средством связи.
Компания «Петербургские бизнес решения» будет рада видеть вас в числе своих клиентов!
Взаимодействие с клиентами традиционно носит поэтапный характер. Каждый шаг требует создания некоторой документарной формы, вносящей в учет необходимые данные. Разработчики платформы 1С предлагают единый документ, который совмещает возможности различных форм и используется для всестороннего отражения в системе шагов взаимодействия с клиентом при выполнении заказов. Заказ-наряд играет роль универсального документа для оформления сведений о подрядных работах или услугах в приложении УНФ.
Характеристика документа
Согласно заявлениям разработчика заказ-наряд обеспечивает функциональные возможности, характерные для таких документов как:
- Заказ покупателя;
- Счет на оплату;
- Акт выполненных работ;
- Расходная накладная при оформлении услуг;
- Акт переработки материалов;
- Реализация товара и прочих.
Журнал документов доступен в разделе меню «Работы». Список документов сопровождается условными обозначениями состояний отгрузки работ и услуг и оплаты заказа, что безусловно улучшает характеристики приложения в части юзабилити.
Создание нового документа выполняется нажатием кнопки «Создать».
Существует возможность расширения перечня вкладок табличной части. Для этого необходимо в меню кнопки «Ещё» выбрать пункт «Шапка/табличная часть» и установить необходимые флаги.
Заполнение документа
На вкладке «Работы» следует заполнить параметры:
- Вид работ – позиция справочника номенклатура, которая определяет стоимость часа нормо-часа работ;
- Работа, услуга – позиция справочника «Номенклатура», указывающая тип выполняемых действий с нормированием времени, отведенного на исполнение;
- Спецификация – запись одноименного справочника, которая определяет состав используемых материалов.
Работа может иметь или нормированную по времени стоимость. Соответствующий управляющий параметр размещен в группе «Учетная информация» карточки номенклатуры. Выбирая нормированные стоимости, пользователю должен провести предварительную подготовку справочника и ввести в состав номенклатурных позиций как работы, имеющую продолжительность, так и обобщенные позиции видов работ, задающих стоимость нормо-часа. Значение в столбце «Сумма» рассчитывается в этом случае системой как произведение расценки на вид работ и продолжительности, заданной для выбранной работы.
Таблица «Материалы» может быть заполнена вручную или автоматически после нажатия кнопки «Заполнить» на основе выбранной спецификации.
На вкладке «Товары» приводится список проданных товарных позиций, связанных с оформляемым заказом.
На вкладке «Предоплата» указываются документы, оформляющие внесение платы в счет исполнения заказа, если это необходимо согласно правилам деятельности предприятия.
На вкладке «Зарплата» в таблице «Распределение зарплаты исполнителей» указываются сотрудники, занятые в выполнении заказа, а также условия оплаты.
Функциональные возможности иных вкладок: «Ресурсы», «Платежный календарь» и «Материалы заказчика» – используются реже, но подробно описаны в справочной информации системы.
Печатные формы
Форма документа содержит традиционную кнопку «Печать с предварительным просмотром», меню которой предназначено для создания печатных форм документов. Перечень доступных позиций довольно широк и включает:
- Счет на оплату;
- Заказ-наряд;
- Акт об оказании услуг;
- Накладная;
- И другие часто используемые формы.
Движения документа в отчетах системы
После проведения заказ-наряда система выполняет движения, связанные с расходом материалов и товаров. Например, сформировав отчет «Движение товаров», пользователь увидит, что система отразила расход материалов, включенных в заказ-наряд согласно спецификации, и товаров, введенных в документ на вкладке «Товары». Отчет доступен в разделе «Закупки».
В отчете «Начисления и удержания» пользователь увидит движения, связанные с оплатой труда сотрудников: работнику, указанному на вкладке «Зарплата», система поставит в соответствие сумму, предусмотренную в заказ-наряде. Отчет доступен в разделе «Зарплата».
Проведенный заказ-наряд в конечном состоянии рассматривается системой как акт выполненных работ, о чем свидетельствует содержание отчета о состоянии заказов клиентов «Выполнение работ и оплата заказ-нарядов». Отчет доступен в разделе «Продажи».
Состояние оплаты заказа система отражает, например, в отчете «Оплата заказов покупателей» или «Расчеты с покупателями». Отчеты доступны в разделе «Деньги».
Все движения заказ-наряда доступны для просмотра обычным способом: через пункт «Движения документа» меню кнопки «Ещё» документа.
- регистрация заказов и заказ-нарядов
- учет оказанных услуг
- регистрация времени, затраченного сотрудниками на оказание услуг
КОНТРОЛЬ
- контроль состояния заказов клиентов
- отслеживание выполнения заданий сотрудниками
- выявление отклонений от запланированных графиков
АНАЛИЗ
- анализ оказанных услуг – в разрезе клиентов, заказов и заказ-нарядов и пр.
- план-фактный анализ деятельности
ПЛАНИРОВАНИЕ
- планирование загрузки сотрудников, оборудования и других ресурсов
- формирование графиков оказания услуг
В программе "1С:Управление нашей фирмой 8" реализовано ведение учета деятельности, связанной с оказанием услуг.
Руководитель и менеджер могут оперативно получать информацию о состоянии заказов клиентов: выполнены ли они, или пока находятся в процессе исполнения, не срываются ли сроки их выполнения и пр.
На основании заказов клиентов в программе может проводиться формирование планов-графиков оказания услуг, планирование работы сотрудников, загрузки ресурсов компании. Например, бронирование автотранспорта для осуществления доставки и пр.
Фактическое время, затраченное сотрудниками на оказание услуг, отображается в документах учета рабочего времени. Эта информация в дальнейшем может быть использована для расчета заработной платы.